Améliorer l’accessibilité des réunions en ligne : notre guide complet

À l’ère du numérique, les réunions en ligne font désormais partie intégrante de notre vie professionnelle et personnelle. Alors que nous adoptons cette nouvelle norme, il est essentiel de veiller à ce que ces espaces virtuels soient inclusifs et accessibles à tous les participants, quelles que soient leurs capacités. Cet article examine les fonctions d’accessibilité offertes par les outils de réunion en ligne les plus courants et donne des indications sur la manière de créer des environnements virtuels plus inclusifs.

Comprendre les normes d’accessibilité

Avant de se pencher sur les caractéristiques spécifiques, il est important de comprendre les principales normes d’accessibilité qui guident le développement des outils de réunion en ligne :

WCAG 2.1 AA

Les lignes directrices pour l’accessibilité des contenus web (WCAG) 2.1 AA fournissent un cadre complet pour rendre les contenus web plus accessibles. Ces lignes directrices s’articulent autour de quatre grands principes :

• Perceptible : Les informations doivent pouvoir être présentées aux utilisateurs de manière à ce qu’ils puissent les percevoir.
• Exploitable : Les composants de l’interface utilisateur et la navigation doivent être utilisables.
• Compréhensible : Les informations et le fonctionnement de l’interface utilisateur doivent être compréhensibles.
• Robuste : Le contenu doit être suffisamment robuste pour être interprété de manière fiable par une grande variété d’agents utilisateurs, y compris les technologies d’assistance.

Section 508

L’article 508 de la loi sur la réhabilitation impose aux agences fédérales de rendre leurs technologies électroniques et informatiques accessibles aux personnes handicapées. Bien qu’elles s’appliquent principalement aux entités gouvernementales, de nombreuses organisations privées s’efforcent également de respecter ces normes.

EN 301 549

Cette norme européenne spécifie les exigences d’accessibilité pour les produits et services TIC, garantissant que les technologies numériques sont accessibles aux utilisateurs ayant des besoins divers.

Americans with Disabilities Act (ADA)

L’ADA interdit la discrimination à l’égard des personnes handicapées et exige des aménagements raisonnables dans divers aspects de la vie publique, y compris les espaces numériques.

Fonctionnalités d’accessibilité dans les outils de réunion en ligne les plus courants

Voyons comment certaines des plateformes de réunion en ligne les plus utilisées intègrent des fonctions d’accessibilité :

Zoom

Zoom a fait des progrès considérables en matière d’accessibilité :

• Assistance aux lecteurs d’écran pour la navigation et l’interprétation du contenu
• Raccourcis clavier pour une navigation aisée sans souris
• Sous-titrage et transcription en direct pour les utilisateurs malentendants
• Taille des polices réglable et mode haut contraste pour les utilisateurs malvoyants
• Touches de raccourci personnalisables pour une navigation personnalisée

Microsoft Teams

Microsoft Teams offre un ensemble solide de fonctions d’accessibilité :

• Compatibilité complète avec les lecteurs d’écran
• Nombreux raccourcis clavier pour une navigation sans souris
• Sous-titrage et transcription en direct dans plusieurs langues
• Lecteur immersif pour la personnalisation et la lisibilité du texte
• Thèmes à fort contraste pour une meilleure visibilité
• Commandes vocales pour une utilisation mains libres

GoToMeeting

GoToMeeting a mis en place plusieurs fonctions d’accessibilité :

• Aide au lecteur d’écran pour la navigation dans l’interface
• Accessibilité au clavier pour un contrôle sans souris
• Options de sous-titrage pour les utilisateurs malentendants
• Taille du texte et contraste des couleurs réglables
• Descriptions audio pour le contenu visuel

Google Meet

Google Meet propose plusieurs options d’accessibilité :

• Compatibilité avec les lecteurs d’écran pour la navigation dans l’interface
• Raccourcis clavier pour une navigation efficace
• Sous-titrage et transcription en direct dans plusieurs langues
• Options de mise en page réglables pour une visualisation personnalisée
• Paramètres de couleur et de contraste pour une meilleure visibilité
• Détection automatique des sons et indicateurs visuels pour les signaux audio

Bonnes pratiques pour des réunions en ligne accessibles

Bien que ces outils offrent des fonctions d’accessibilité intégrées, les organisateurs de réunions et les participants peuvent prendre des mesures supplémentaires pour garantir l’inclusion :

1. Se préparer à un public diversifié

• Familiarisez-vous avec les fonctions d’accessibilité de la plateforme que vous avez choisie.
• Inclure une déclaration d’accessibilité dans les invitations aux réunions, expliquant comment demander des aménagements.
• Partager à l’avance les versions accessibles des supports de présentation.

2. Optimiser les supports de présentation

• Utilisez des polices de caractères claires et sans empattement et des couleurs suffisamment contrastées dans les diapositives.
• Fournir un texte alternatif pour les images et des descriptions pour les visuels complexes.
• Évitez de vous fier uniquement à la couleur pour transmettre l’information.

3. Faciliter la participation de tous

• Encouragez les participants à s’identifier avant de prendre la parole.
• Décrire le contenu visuel pour les personnes qui ne peuvent pas voir l’écran.
• Utilisez la fonction “chat” à bon escient, car elle peut distraire les utilisateurs de lecteurs d’écran.

4. Tirer parti du sous-titrage et de la transcription

• Activer le sous-titrage en direct lorsqu’il est disponible.
• Envisagez de fournir des services CART (Communication Access Realtime Translation) professionnels pour les réunions critiques.
• Partagez les transcriptions des réunions après coup pour ceux qui auraient besoin d’en revoir le contenu.

5. S’adapter aux différents styles de communication

• Permettre plusieurs modes de participation (par exemple, voix, chat, sondages).
• Laisser suffisamment de temps aux participants pour assimiler les informations et réagir.
• Envisagez de proposer une interprétation en langue des signes pour les participants sourds ou malentendants.

6. Tester et recueillir les réactions

• Effectuer des tests d’accessibilité avant les réunions importantes.
• Encouragez les participants à donner leur avis sur leur expérience.
• Améliorez continuellement votre approche en vous basant sur les commentaires des utilisateurs.

L’avenir des réunions en ligne accessibles

Au fur et à mesure que la technologie évolue, nous pouvons nous attendre à des fonctions d’accessibilité encore plus avancées dans les outils de réunion en ligne. Parmi les tendances émergentes, on peut citer :

• Transcription assistée par l’IA et notes de réunion automatiques
• Amélioration des interfaces de réalité virtuelle et de réalité augmentée en tenant compte de l’accessibilité
• Meilleure intégration des technologies d’assistance
• Des interfaces utilisateurs plus personnalisables pour répondre aux besoins individuels

Conclusion

La création de réunions en ligne accessibles n’est pas seulement une question de conformité aux normes ; il s’agit de favoriser un environnement inclusif où tous les participants peuvent s’engager pleinement et efficacement. En tirant parti des fonctions d’accessibilité offertes par les outils de réunion en ligne et en mettant en œuvre les meilleures pratiques, nous pouvons faire en sorte que les espaces virtuels soient accueillants et productifs pour tout le monde.

Alors que nous continuons à nous appuyer sur des plateformes numériques pour communiquer et collaborer, il est essentiel de donner la priorité à l’accessibilité dans tous les aspects de nos interactions en ligne. Ce faisant, non seulement nous nous conformons aux exigences légales, mais nous démontrons également notre engagement en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion à l’ère numérique. Restez informé des derniers développements en matière d’accessibilité numérique, mettez régulièrement à jour vos connaissances sur les fonctionnalités de la plateforme et soyez toujours ouvert aux commentaires des participants. Ensemble, nous pouvons créer un monde numérique plus inclusif où chacun a une chance égale de participer et de contribuer.